Como foi facilitar um Lean Inception (pela primeira vez e) para um time global

Fonte: Caroli.org

Já começo tirando seu cavalinho da chuva, dizendo que não foi fácil, embora o resultado final (para minha alegria e dos participantes) tenha sido muito satisfatório. Vale falar que eu NUNCA tinha facilitado um lean inception antes, eu já tinha rodado algumas das dinâmicas (é/não é/faz/não faz, personas, etc.), mas nunca o workshop completo e, a primeira oportunidade que tive de fazê-lo foi com um time global, veja só! Se você vai facilitar um lean inception, seja em inglês, português ou em outro idioma, essa postagem com certeza lhe será útil, já que, nela vou contar um pouco de como foi o pré, durante e pós-workshop e meus principais aprendizados com o processo.

Se você não sabe o que é Lean Inception, clique aqui para saber.

Pré-Lean Inception

A princípio eu estava bem receosa, tentei até conseguir uma pessoa para parear comigo mas, por ser um workshop longo e em inglês, não tive muitas pessoas voluntárias (não julgo, dá medo mesmo, e ansiedade e dor de barriga, rs). Então pensei “bom, eu não vou ter tempo de fazer um curso, ver muitos vídeos e, como estamos remotos, vou procurar um template e usá-lo” (neste momento lembrei que uma colega havia, tempos atrás, compartilhado o template do Paulo Caroli para o Miro, que já estava em inglês e que me pouparia muito trabalho, então peguei esse mesmo). Inclusive, essa é a primeira dica: não reinvente a roda, peça ajuda, busque quem já fez, use modelos/templates.

Dando um tempo na abordagem, eu também fiz duas ou três conversas com o product owner e algumas pessoas possíveis participantes do Lean Inception para entender o problema que queriam resolver e explicar o objetivo geral do workshop. Essa é a segunda dica: entenda o problema a ser resolvido e se a facilitação proposta resolve aquele problema, se não resolver, sugira outra solução.

Daí, antes do primeiro dia, olhei todo o material, li as explicações e pensei como conduziria apenas o primeiro dia, inclusive ensaiei em inglês. Pode parecer bobagem, mas a quarta dica é treine, em voz alta, sozinha ou com outra pessoa, como você vai conduzir a dinâmica, isso ajuda a perceber se suas explicações fazem sentido ou não (quando a gente se ouve em voz alta dá outra perspectiva), se o que você está falando está claro e quanto tempo, mais ou menos você vai usar para cada coisa, você pode até se gravar, se quiser.

Posto isso, criei uma planilha com tudo o que eu faria, detalhadamente, apenas no primeiro dia, incluindo as atividades (p.ex. explicar a dinâmica, discussão em salas simultâneas, fechamento da dinâmica, intervalo, etc.), o tempo previsto para cada uma, em minutos, e o tempo total que levaria o primeiro dia. A próxima dica então é: organize-se de forma simples, mas poderosa. Esse lance da planilha parece “super controle”, mas foi mega útil e me ajudou a gerar resultado no final e dentro do tempo previsto, além de me ajudar a saber, com antecedência, se o tempo não seria suficiente e se prejudicaria o próximo dia, o que me permitia adaptar as dinâmicas (atividades e tempo).

Durante o Lean Inception

Daí, chegou o famigerado dia de rodar o Lean Inception. Frio na barriga. Ansiedade. Mas foi menos difícil do que imaginei. Vale ressaltar que essa lean inception foi remota, ou seja, estávamos todos online, usando uma sala virtual. Comecei o primeiro dia explicando o que era lean inception, o que é MVP, como o lean inception se conecta com o que vem depois (a execução do projeto em si) e pedi para a pessoa product owner explicar os objetivos gerais de negócio do projeto (só isso já gerou uma certa discussão e foi importante explicar aos participantes que teríamos momentos específicos para aprofundar cada tema sobre o projeto e o produto). A próxima dica então é: mostre às pessoas participantes que teremos momentos para discutir cada ponto e, que o que não for parte do workshop, entra no Parking Lot/Estacionamento de Ideias. Em cada dinâmica acabei seguindo um padrão bem similar:

• Explicar o objetivo: começava dizendo o que queríamos obter de resultado com o exercício, o que é muito importante quando o grupo, como este para o qual facilitei, não conhece Lean Inception e as pessoas estão céticas quanto à eficácia do workshop (não julgo, já fui essa pessoa);
• Exemplo de construção: ao mostrar o exemplo eu explicava, com detalhes, como as pessoas participantes fariam cada parte da dinâmica e o que teríamos como resultado daquela dinâmica, eu explicava se teríamos salas simultâneas (ou não) e quanto tempo teríamos para o exercício;
• Salas simultâneas quando adequado: para algumas dinâmicas as salas simultâneas foram úteis e aceleraram algumas discussões, eu dividia a dinâmica em duas e cada grupo fazia uma parte do exercício e, na volta para a sala principal, juntávamos tudo (obviamente havia discussão depois, mas esse já é o próximo tópico);
• Fechamento de cada dinâmica: para as dinâmicas com salas simultâneas, ao voltarmos à sala principal, nós juntávamos todos os pontos e discutíamos se o resultado final fazia sentido (geralmente ajustávamos uma coisa ou outra ou havia pontos de dúvidas que aproveitávamos para sanar). Essa é outra dica importante: não vá para a próxima dinâmica se a anterior não estiver clara, isso prejudica o resultado final da dinâmica. Além disso, independente de salas simultâneas, no fechamento eu explicava como aquele resultado seria usado no projeto ou mesmo em dinâmicas futuras do workshop;
• Conexão entre as dinâmicas: sempre que possível eu tentava mostrar às pessoas participantes como uma dinâmica se relacionava com a outra e, inclusive, adaptei uma parte do Brainstorming de Funcionalidades para se relacionar com a matriz É/Não É/Faz/Não Faz;
• Planejamento incremental: outro ponto, que comentei mais no início do artigo, sobre treinar e preparar os tempos para cada atividade em uma planilha, eu fazia diariamente, de forma incremental, até porque, conforme eu via que as dinâmicas e a minha facilitação surtiam resultado (ou não) eu ia ajustando e pensando em formas diferentes de fazer. Essa é outra dica importante: use a essência da agilidade no seu dia a dia, seja organizado, porém adaptável, isso, pra mim, foi CRUCIAL para atingirmos o resultado esperado;
• Fazer recap: todo começo de dia eu fazia uma recapitulação, mostrando o que fizemos no dia anterior e explicando brevemente o que faríamos no dia atual, isso ajudava as pessoas que, por algum motivo, não participaram o tempo todo na última sessão, se situarem sobre o que foi feito e onde estávamos naquele momento;
• Dar intervalo: todos os dias eu planejei alguns minutos de intervalo, mais ou menos, no meio do tempo total, o que as pessoas gostavam, porque era o tempo de pegarem água, irem ao banheiro ou mesmo esticarem as pernas. Isso também é importante também para dar um descanso para o cérebro das pessoas e para mantê-las focada (ninguém foca quando está com sede, casada ou com vontade de ir ao banheiro);
• Enviar resumo por e-mail: vale conhecer o público, mas, no meu caso, que o público lia os e-mails eu mandava um resumo diário dizendo o que fizemos, o que faríamos no dia seguinte e como link do quadro virtual. Se seu público não lê e-mail, apenas o recap diário pode ser suficiente.

Ainda sobre o durante, vale falar sobre as etapas do Lean Inception que tive mais dificuldade, basicamente Personas, Jornada do Usuário, Revisão Técnica, de Negócio e de UX e Sequenciador foram as dinâmicas mais difíceis de facilitar (na minha experiência), algumas porque foi mais difícil mostrar o valor para as pessoas participantes, outras porque eu tive que quebrar mais a cabeça para achar formas simples de explicar e de me fazer entender. Também senti que o tempo para o Showcase foi curto (tivemos 30 minutos no último dia), já que é um momento de apresentação, mas que podem surgir (e surgiram) discussões e dúvidas.

Pós-Lean Inception

Por fim, no pós, eu sempre faço um F4P card (se você não sabe o que é, clique aqui) perguntando qual era o propósito das pessoas participantes, o quanto atingi esse propósito (esse eu fiz por dinâmica e geral) e o que poderia ser melhor; além disso, eu mandei um e-mail com o resultado do workshop em PDF e o quadro virtual que usamos, que deixei disponível para as pessoas participantes acessarem. Mais uma dica é: tenha uma forma estruturada de pegar e analisar o feedback dos participantes, pois isso ajuda a saber o que está bom, o que pode melhorar e o que poderia ser diferente.

E tem diferença de aplicar Lean Inception para um time global?

Na real, eu não saberia dizer, porque, como eu disse, nunca facilitei esse workshop no Brasil. Mas eu já facilitei outros workshops ou dinâmicas no Brasil e percebi diferenças no meu comportamento. Eu sou, por natureza, uma pessoa estruturada e organizada, mas neste workshop eu fui além, o planejamento incremental e planilha com as atividades foram coisas que não lembro de ter feito me preparando para workshops no Brasil e que, com certeza, estavam atrelados à preocupação de facilitar em outro idioma. Outra coisa é que você precisa ser muito clara nas explicações e saber como dar exemplos nesse outro idioma, porque a pessoa pode não entender sua explicação inicial, tem horas que dá branco e você precisa de um tempo pra pensar, deixe isso claro para as pessoas dizendo algo como “deixe-me pensar em como posso explicar isso de outra forma” e algumas vezes as próprias pessoas participantes que entenderam te ajudam nessa. Por fim, a dica que eu dou é: não se preocupe por não dominar 100% o outro idioma (a gente não domina 100% nem nossa língua materna), o importante é se fazer entender e atingir os resultados do facilitação — ninguém liga se você conjuga um ou outro verbo errado.

E você, como se prepara, realiza e faz a avaliação do seu Lean Inception? Deixa aqui nos comentários pra aprendermos juntas(os)!